Выход из карантина: новые правила и трансформация рабочих процессов

В период пандемии COVID-19 большинство крупных компаний столкнулись с главным вызовом – обеспечение безопасности сотрудников и сохранение бесперебойной работы. Данная тема особенно актуальна для крупного бизнеса и промышленных предприятий, которые не могут «по щелчку» остановить свою деятельность.

«Ключевой задачей для нас стало обеспечить непрерывность производства. Мы создали оперативный штаб, закупили средства дезинфекции, подготовили помещения завода и провели более 60 мероприятий, чтобы предотвратить распространения коронавируса, – рассказывает Ольга Панова, HR-директор Курского электроаппаратного завода (КЭАЗ). – Мы смогли перевести более 400 сотрудников на работу из дома. Это около 27% штатной численности. Для этого нам потребовалось в короткие сроки развернуть ИТ-инфраструктуру, организовать удалённые рабочие места и обеспечить сотрудников дополнительными средствами связи и коммуникаций».

По словам Ольги, удалённый формат работы, длившийся более двух месяцев, не повлиял на эффективную работу сотрудников и всего предприятия.

Пандемия отступает, ограничительные меры снимаются и компании задумываются о возвращении в «мирный» режим. И перед менеджментом встаёт новый вызов – как вернуться к работе в офисе и адаптировать удачные практики периода самоизоляции.

Требования к офисному пространству Многие компании уже задумались о трансформации офисного пространства и создании безопасной среды для работы в офисе:

• пересматриваются привычные форматы Open Space;
• компании изучают самые продвинутые практики и концепции – Hot desking, смешанный офис, внедрение культуры работы на открытом воздухе;
• многие задумываются о переводе части сотрудников на «Домашний офис» и комбинированный режим работы;
• внедряются бесконтактные технологии – автоматические двери, системы голосового управления лифтом, автоматический контроль температуры.

«Мы инициировали разработку внутреннего проекта «Офис будущего – здоровье и безопасность». Проект выходит за рамки инициатив по созданию современного и безопасного офисного пространства. Затрагивает аспекты повышения эффективности бизнес-процессов, управления сотрудниками, внедрения новых технологий. Рассматриваем возможности для КЭАЗ комбинированного формата работы. В рамках проекта отдельное внимание уделяется тому, какие новые навыки потребуются от сотрудников и руководителей, какие дополнительные цифровые инструменты необходимо внедрить», – делится Ольга Панова.

Возвращаясь в офис, компаниям необходимо обеспечить соблюдение безопасной дистанции внутри помещений, дополнительные меры дезинфекции и распределение «потоков» сотрудников.

Новые формы трудовых отношений

В российском трудовом законодательстве отсутствует гибридная форма занятости. ТК РФ определяет, что работать можно либо на территории компании, либо дома. Да, регулятор на невыполнение этих требований сегодня закрывает глаза. Но подписать дополнительное соглашение с сотрудниками стоит. Тем более что поправки в законодательство уже внесли на рассмотрение.

Коммуникации и обучение

Цифровые коммуникации в период самоизоляции для большинства людей стали частью повседневной рабочей жизни и сформировали устойчивую привычку.

Ольга Панова, поделилась некоторыми кейсами и успешными практиками, которые КЭАЗ планирует внедрять и в «постпандемийную» жизнь компании:

• Совместно с бизнес-тренером адаптировали и перевели в онлайн-формат продвинутый курс обучения для директоров. Курс не потерял целостности и сохранил возможности работы в группах, проведения дискуссий, мозговых штурмов и общения.
• Во время изоляции запустили курс онлайн-обучения для сотрудников отдела продаж по ведению переговоров, тайм-менеджменту и личной эффективности. Запустить интенсивное обучение удалось за счёт снижения командировок и экономии времени на трансферы без потери объёма коммуникаций с клиентами. Конечно, невозможно в b2b заменить личное общение, поэтому, как только все ограничения будут сняты, очные встречи с клиентами и партнёрами будут проходить с той же регулярностью.
• Для клиентов запустили продвинутый курс обучающих вебинаров и разработали несколько новых программ. В планах масштабировать эту практику и после изоляции.
• Компания будет и впредь использовать такие средства связи, как ВКС, Skype и Zoom в повседневной работе КЭАЗ. Это особенно важно, так как сотрудники работают в 45 регионах России. Удалось провести пересмотр множества процессов компании и выявить неэффективные. Найти возможности оптимизации и перевода в «цифру».

Период пандемии стал для многих производственных компаний настоящей проверкой на адаптивность и гибкость. Решения нужно было принимать быстро, постоянно подстраиваться под изменения требований регуляторов. В этот период ключевыми задачами многих предприятий стали безопасность сотрудников, минимизация рисков, обеспечение бесперебойной работы, выполнение обязательств перед клиентами и партнёрами.

Оказалось, что чёткая организация, оперативная подготовка и нестандартные шаги по минимизации риска позволили крупным предприятиям чувствовать себя вполне уверенно даже в самое непростое время. Многие компании нашли для себя точки роста и возможности развития.

Антон Иванов,
Современная электроника