Инструкция пользователя ЛК

Изучите видеоинструкцию:

Для регистрации на сайте КЭАЗ следует нажать на кнопку "Войти" в шапке сайта, после чего выбрать пункт "Зарегистрироваться".

Далее введите e-mail в указанное поле и нажмите кнопку "Зарегистрироваться".

Перейдя по ссылке, указанной в сообщении, заполните обязательные поля в анкете для завершения регистрации.

После заполнения всех полей анкеты, нажмите на кнопку "Завершить регистрацию".

Для смены пароля от Личного кабинета необходимо перейти в меню — управление пользователями

И выбрать соответствующий пункт в настройках:

На странице изменения пароля внесите в поля информацию о текущем и новом пароле (с подтверждением), а затем нажмите кнопку «Изменить пароль».

Если пароль от Личного кабинета забыт или утерян, можно восстановить его на этапе входа в систему.

В новом окне введите e-mail, который использовался для входа в Личный кабинет.

Для выхода из Личного кабинета выберите самый нижний пункт выпадающего меню кнопки «Личный кабинет».

После этого сессия работы с Личным кабинетом будет завершена. В целях безопасности, если пользователь не работает с Личным кабинетом в течение 30 минут, то сессия завершается автоматически. Для входа в Личный кабинет потребуется снова ввести данные для авторизации.

Для входа в Личный кабинет дистрибьютора КЭАЗ достаточно в шапке любой страницы сайта keaz.ru нажать на соответствующую кнопку

и ввести в появившиеся поля свои учетные данные (логин/e-mail и пароль). Учетную информацию пользователям предоставляет КЭАЗ после подписания с Дистрибьютором соглашения об электронном обмене. В качестве логина используется e-mail, указанный в подписанном соглашении.

Изучите подробную видеоинструкцию по работе с личными данными профиля и смене e-mail:

Для смены e-mail адреса перейдите в раздел «Профиль пользователя»:

В поле e-mail введите новый адрес электронной почты и нажмите кнопку «Сохранить»:

На старый адрес электронной почты Вам будет отправлено письмо для подтверждения запроса. Перейдите по ссылке из письма.

Вы увидите уведомление:

Подтвердите смену адреса электронной почты. Для этого перейдите по ссылке из письма, которое было отправлено на новый адрес электронной почты.

Ваш e-mail успешно изменен. На сайте вы увидите уведомление:

После входа в Личный кабинет открывается страница с быстрым доступом к основному функционалу системы. Для начала работы необходимо создать новый черновик заказа.

Новый черновик также можно создать дублированием любого уже существующего в Личном кабинете заказа (черновика, заказа в производстве, завершенного).

После создания нового пустого черновика заказа откроется окно, в котором можно выбрать способ заполнения списка товаров: из Каталога продукции или из файла Excel.

Можно быстро заполнить заказ из предварительного подготовленного файла в формате Excel (для работы этой функции в браузере должно быть разрешено использование JavaScript).

Образец файла доступен для скачивания по ссылке «Пример».

Еще один способ добавления товаров в заказ — из Каталога продукции.

При добавлении товаров в черновик заказа из Каталога продукции используется принцип «Корзины». При этом у Дистрибьютора может быть несколько черновиков заказов, которые можно наполнять продукцией.

В каталоге продукции напротив каждой товарной позиции есть кнопка «Купить», нажимая на которую, можно добавить продукцию в активный черновик заказа. Общее количество товаров будет отображено на кнопке "Заказ". В полях ввода количества товара можно изменять объем продукции в заказе или вовсе отказаться от нее, нажав на красный крест в правой части поля. Изменение состава заказа происходит в реальном времени по мере изменения данных. Никаких дополнительных подтверждений для действий по добавлению/удалению товара или изменению его количества не требуется.

Необходимо отметить, что система автоматически округляет заказываемое количество в большую сторону до кратности упаковочной норме, так что заказать неполную упаковку нельзя.

В выпадающем меню можно оперативно переключиться на любой из последних черновиков заказов. После переключения на другой черновик все операции в Каталоге продукции будут затрагивать именно его.

После смены черновика, просматривать и редактировать его можно, нажав на корзину в шапке сайта.

Если у компании несколько контрагентов, то при создании заказа можно выбрать одного из них.

В разделе "Доставка" укажите настройки доставки и отгрузки заказа. По умолчанию, продукция отгружается со склада частями по мере готовности. Если в наличии на выбранном складе есть все позиции, то заказ будет отгружен полностью.

Если часть позиций из вашего заказа находятся в производстве, но необходимо, чтобы ваш заказ был отгружен целиком (когда все позиции будут в наличии), укажите в настройках доставки "Отгрузить заказ полностью", как показано на рисунке:

Для того чтобы получить счет на оплату юридическому лицу без прямого договора с КЭАЗ, следует добавить данные о своей организации в разделе «Покупатель».

Перейдите в меню выбора контрагента и нажмите «Добавить юридическое лицо», как показано на рисунке:

Заполните данные о вашей организации и нажмите кнопку «Сохранить»:

Вы увидите уведомление о том, что контрагент успешно добавлен. Теперь в разделе «Покупатель» вы можете указать юридическое лицо при оформлении заказа:

Если заказ оформлен на юридическое лицо, то после подтверждения заказа вы получаете счет на оплату.

Так же при создании последующих заказов, вы можете выбирать контрагента в меню пользователя:

В этом случае в разделе «Получатель» данные вашей организации будут указываться автоматически.

Для того что бы получить счет достаточно создать черновик заказа и нажать кнопку «Получить счет».

ВНИМАНИЕ! Если Вам необходимо согласование дополнительных скидок, то нажмите кнопку «Получить счет», не отправляя заказ в производство. Дождитесь согласования условий скидки и обновления информации о них в Вашем заказе, после чего нажмите «Отправить в производство».

Вы получите уведомление о получении счета на указанный e-mail. Так же счет появится во вкладке "Получен счет". Здесь вы увидите все заказы, по которым получен счет.

Для партнеров КЭАЗ с отсрочкой платежа доступна возможность отправить заказ в производство без подтверждения.

Заказ проходит несколько стадий обработки:

1. Создание черновика заказа.

2. Наполнение черновика продукцией.

3. Заполнение информации о доставке и получателе, выбор Склада, с которого будет отгружаться продукция и отправка заказа в КЭАЗ. До нажатия на кнопку «Получить счет» или «Отправить в производство» можно изменить способ доставки (Самовывоз или Автотранспортная компания), выбрать контрагента, получить коммерческое предложение, вернуться на предыдущий этап к изменению товаров в заказе, сохранить черновик заказа без отправки его в КЭАЗ.

4. Получение счета. После нажатия на кнопку «Получить счет» изменение заказа будет невозможно. На данном этапе счет выставлен и ожидает оплату или подтверждение отправки заказа в производство.

5. Отправка в производство: заказ размещается в производство. Для отправки заказа в производство необходимо перейти в заказ (кликнув на его номер) и нажать кнопку:

Обратите внимание! Изменить заказ далее будет нельзя. Ваш заказ будет запущен в производство на КЭАЗ. Продукция, которой нет в наличии, будет изготовлена. В случае необходимости согласования дополнительных условий по заказу не запускайте заказ в производство и свяжитесь с менеджером управления обслуживания покупателей.

Для партнеров КЭАЗ с прямым договором (без отсрочки платежа) доступен функционал получения счета. Заказ отправляется в производство автоматически после его полной оплаты.

6. Отгрузка покупателю

На странице со списком черновиков доступна информация о всех созданных, но еще не отправленных в КЭАЗ заказах.

В списке заказов доступна краткая информация о каждом черновике, суммарные данные по весу, габаритам и стоимости. Быстрая сортировка строк осуществляется по нажатию на заголовки столбцов. Для просмотра или редактирования заказа необходимо нажать на его номер.

В режиме редактирования черновика заказа есть возможность внести комментарий (в поле внизу), выбрать контрагента-покупателя (если доступно более одного), скачать коммерческое предложение, а также изменить состав и количество товаров в заказе.

Во вкладке «Получен счет» находятся сформированные счета на оплату по всем заказам, для которых вы нажали кнопку «получить счет». Для того чтобы скачать счет перейдите в интересующий заказ:

Для дистрибьюторов с отсрочкой платежа в каждом таком заказе есть возможность отправить его в производство.

Если после получения счета заказ нужно изменить, то следует нажать «Дублировать». Будет создан новый черновик заказа, в котором вы сможете редактировать позиции.

Для дистрибьюторов КЭАЗ с прямым договором во вкладке «Получен счет» отображаются выставленные счета для оплаты. Заказ будет отправлен в производство после оплаты.

В данной вкладке вы видите заказы, которые были подтверждены и отправлены в КЭАЗ на исполнение. Изменить или удалить данные заказы нельзя.

Продукция, которой нет в наличии, будет изготовлена. В случае необходимости согласования дополнительных условий по заказу или необходимости отмены свяжитесь с менеджером управления обслуживания покупателей.

Для сортировки и более удобного отображения списка заказов нажмите на заголовок столбца, по которому должна быть произведена сортировка.

Для просмотра статуса и сводной информации по каждому заказу перейдите в интересующий вас заказ, кликнув на его номер.

Расшифровка статусов заказов:

• В производстве: заказ принят КЭАЗ и размещен в производство
• Выполнен: заказ отгружен покупателю
• Отклонен: выполнение заказа прекращено

Во вкладке «Завершенные» находятся исполненные заказы либо заказы со статусом «Отклонен».

Для переноса позиции из заказа в заказ достаточно выбрать одно или несколько наименований продукции в черновике, после чего нажать на кнопку "Перенести в новый заказ". Выбранные позиции удалятся из текущего заказа и переместятся в новый от того же контрагента с теми же реквизитами.

В настоящее время в Личном кабинете доступны для просмотра отчеты "Готовность заказов к отгрузке", "Готовность продукции к отгрузке" и "Отгрузки".

Готовность заказов к отгрузке показывает сколько товаров в каждом заказе было заказано, осталось отгрузить, готово к отгрузке или находится в отгрузке. Эту информацию можно скачать одним Excel-файлом.

В отчете "Готовность продукции к отгрузке" столбец "Статус" отражает готовность каждой товарной позиции к отгрузке.

Статусы позиций в заказе:

• В обработке: ожидает принятия КЭАЗ
• В производстве: Продукция производится
• В пути: Продукция направлена на склад для последующей отгрузки
• На складе: Готово к отгрузке

Из любого отчета можно попасть в заказ, перейдя по его номеру.

Во вкладке Финансы можно посмотреть "Расшифровку взаиморасчетов по всем договорам" (положительная величина — долг за дистрибьютором, отрицательная величина — долг за КЭАЗом).

Акт сверки отображает операции по движению задолженности: поступления денежных средств в оплату за товар и отгрузки продукции. Запрашивать его можно раз в сутки, а после формирования - скачать в формате xls.

Чтобы получать уведомления об отгрузках на электронную почту, необходимо зайти в Профиль пользователя, отметить пункт Уведомлять об отгрузках в разделе E-mail уведомления и сохранить изменения.

Рассылка формируется только при наличии новых накладных. Письма с темой «Уведомление об отгрузке товаров» содержат всю необходимую информацию: номер накладной, дату и сумму транзакции, информацию о покупателе и грузополучателе, адрес и способ доставки, а также ссылку на накладную.

Также накладные можно найти на вкладке «Отгрузки» в разделе «Отчеты» личного кабинета.

Теперь вы можете узнать полную информацию о доставке вашего груза прямо на сайте КЭАЗ!

В личном кабинете пользователя перейдите в раздел Отчеты — Отгрузки:.

.Здесь по ссылке «Информация о доставке» будет доступна подробная информация по каждой накладной:

Для удобного поиска нужной отгрузки вы можете воспользоваться фильтром:

Задайте необходимые параметры поиска. Вы можете выбрать временной интервал (даты), а так же отфильтровать заказы по названию транспортной компании, грузополучателю или указать номер:

Выбрав нужную отгрузку, перейдите по ссылке «Информация о доставке». Вы увидите детали по каждому заказу в этой отгрузке:

В верхнем поле находится общая информация от транспортной компании. Некоторые транспортные компании позволяют получить информацию о заказе на их сайте. Для этого кликните на трек номер (он будет активной ссылкой).

В таблице ниже можно найти детализацию по каждому заказу. Для этого кликните по номеру заказа:

Так же узнать информацию о доставке можно из быстрого меню:

Введите номер заказа и вы увидите полную информацию о доставке и трек номер для отслеживания:

Размер скидки по договору можно узнать, зайдя в раздел «Информация о компании». В нем Вы увидите действующие скидки в соответствии с условиями договора. Цена с учетом скидки указывается в личном кабинете наших дистрибьюторов и партнеров.

На Рабочем столе Личного кабинета размещается последняя информация о новостях и мероприятиях.

По нажатию на наименовании раздела («Новости дистрибьюторского клуба» или «Мероприятия») осуществляется переход к полному списку новостей и мероприятий соответственно. По нажатию на заголовок публикации осуществляется переход непосредственно к содержимому конкретного сообщения.

Склады:

Чтобы добавить склад, необходимо выбрать Склады в меню Загрузка остатков на Рабочем столе Личного кабинета - или перейти по ссылке https://keaz.ru/office/warehouse/

Добавление склада производится двумя способами:

1. Вручную

Перейти по ссылке https://keaz.ru/office/warehouse/add/ и ввести: Адрес, Контакты и Код склада.

Адрес должен быть указан полностью и с точностью до номера здания.

Код склада - уникальный идентификатор, отображенный в файле остатков в столбце код склада для того, чтобы определить какой продукт к какому конкретно складу дистрибьютора относится. Указывается любой буквенно-цифровой набор(шифр). Напр.: D4R7WE

2. Из файла EXCEL

Скачать пример файла можно по ссылке - https://keaz.ru/office/keaz-warehouse-example.xls

Остатки продукции:

Чтобы загрузить остатки продукции, необходимо перейти по ссылке https://keaz.ru/office/remains/, нажать кнопку "из файла EXCEL" и загрузить файл остатков.

Пример файла доступен по ссылке https://keaz.ru/office/keaz-warehouse-remains-example.xls

файле необходимо заполнить 4 столбца:

| Код склада | Артикул | Остаток | Ссылка на карточку продукта

Ссылка на карточку продукта — необязательное поле. Дистрибьютор может заполнить его для того, чтобы в меню «Узнать наличие» в каталоге продукции появилась кнопка «Перейти»:

Покупатель, нажав на кнопку может сразу же перейти к выбранному URL-aдресу товара на сайте дистрибьютора для совершения онлайн-покупки.

Если поле «Ссылка на карточку продукта» не будет заполнено, то кнопка для быстрого перехода не будет отображаться в строке (как в примере на рисунке.)

3. Автоматизированная загрузка остатков через служебный email КЭАЗ

Дистрибьюторы могут загружать остатки продукции, отправляя на электронную почту КЭАЗ файл в формате csv. Подробную инструкцию можно скачать по данной ссылке: https://keaz.ru/f/8399/instrukciya-dlya-dilerov-po-zagruzke-ostatkov-cherez-email.pdf

Либо увидеть на данной странице: https://keaz.ru/help/software/api

4. Загрузка остатков через API

Дистрибьюторы могут автоматизировать загрузку остатков на сайт КЭАЗ, настроив ее через API.

Подробную инструкцию можно скачать по этой ссылке: https://keaz.ru/f/8563/instrukciya-po-zagruzke-ostatkov-cherez-api.pdf

Страница с инструкцией: https://keaz.ru/help/software/api

Чтобы скачать номенклатурный файл или подписаться на его рассылку, следует перейти в раздел «Информация о компании» в своём личном кабинете.

Справа расположен блок, в котором находится ссылка на скачивание номенклатурного файла:

Кроме этого, вы можете подписаться на рассылку номенклатурного файла. Раз в сутки документ будет приходить на электронный адрес, указанный вами при регистрации. Для подписки достаточно установить галочку в соответствующем пункте.

Управлять подпиской на номенклатурный файл вы так же можете в Личном кабинете:

Дистрибьюторы и партнеры КЭАЗ легко могут сменить контрагента, не заходя в личный кабинет. При этом, действующий контрагент отображается в шапке сайта на любой странице, что еще сильнее упрощает работу с веб-сервисом КЭАЗ. Для смены контрагента достаточно авторизоваться на сайте, кликнуть на соответствующее поле в меню, после чего выбрать контрагента.

Теперь у дистрибьюторов КЭАЗ появилась возможность самим добавлять пользователей Личного кабинета и назначать им права. Благодаря новому функционалу сайта, партнеры КЭАЗ легко могут давать своим сотрудникам доступ к финансовой информации, заказам и отправке заказов, загрузке остатков, а также назначать их администраторами. Для этого достаточно выбрать в шапке сайта раздел "Управление пользователями", ввести Email сотрудника и дать ему необходимые права. Также в разделе "Список пользователей" администратор дистрибьютора может отключить пользователя от выбранного контрагента или изменить его права.

Если пользователь уже зарегистрирован на сайте, то при добавлении дистрибьютором его электронного адреса, ему будет достаточно просто авторизоваться. Неавторизованным же пользователям на Email придет письмо с инструкцией по регистрации.

В каталоге КЭАЗ введена обновленная линейка номенклатуры. Аналогичная продукция из старой номенклатуры снята с производства и доступна к покупке только из наличия на складе. Это означает, что при добавлении позиций из старой номенклатуры в черновик заказа Вам будет доступно то количество товара, которое имеется в данный момент на складе.

Если вам требуется заказать больше позиций, то вы можете выбрать недостающее количество товара из новой номенклатуры.

Для этого перейдите в карточку товара и выберете недостающее количество товара из новой номенклатуры и соответствующие артикулы:

Если предложенный аналог вам подходит, нажмите кнопку «Добавить». Все позиции будут добавлены в корзину.

Перейдите в черновик заказа. Вы увидите подробную информацию о количестве добавленных товаров из старой линейки и аналогов из обновленной номенклатуры:

При добавлении товаров в черновик заказа из Каталога продукции используется аналогичный принцип добавления товара.